Aumento da produtividade e redução de custos. Aposto que se você é dono de um negócio, esses dois pontos estão sempre na sua lista de prioridades, certo? Na ânsia de alcançá-los, alguns empresários cometem um erro crasso: colocam em xeque a qualidade em prol da produtividade ou da economia.

Mas, se você chegou até este artigo, é porque quer fazer as coisas do jeito certo, de forma estruturada e garantindo resultados. Se esse é o seu caso, você acaba de encontrar o material perfeito!

Neste post vamos falar sobre o método Kaizen, uma maneira de conseguir produzir mais, gastando menos e a unindo toda a equipe em prol do crescimento e melhoramento contínuos. Continue a leitura e descubra como aplicar na sua empresa!

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O que é e como surgiu o método Kaizen

Antes de mais nada, é bom explicar que o método Kaizen não é um processo que será implementado com começo, meio e fim. Mas sim, uma nova forma de pensar na empresa. Justamente por isso, é bom entender como o método surgiu. Então, vamos a um pouquinho de história!

Kaizen significa “melhoramento contínuo”, resultado da união dos ideogramas japoneses “Kai” (“mudança”) e “Zen” (“virtude”/”bondade”). O conceito remonta os ensinamentos do budismo, que prega o ser humano como imperfeito por natureza e que precisa aperfeiçoar-se, devagar e continuamente.

Porém, a aplicação com intuito gerencial é mais recente e se iniciou no pós-Segunda Guerra Mundial. O Japão encontrava-se devastado em virtude dos confrontos e precisava se reerguer, tornando-se competitivo na economia mundial novamente. Foi então que o governo buscou novas formas de gestão, iniciando um grande estudo na área da administração.

O resultado foi um sistema que mescla ensinamentos da administração clássica de Henri Fayol, ideias de melhoria em processos de William Edwards Deming e, claro, a filosofia já consagrada entre os orientais do Kaizen. Nesta mesma época, uma outra metodologia japonesa também começou a ganhar espaços nas empresa: a metodologia 5S.

Os 9 princípios do método Kaizen e como implementá-los na sua empresa

Para o método Kaizen, mais vale a mudança lenta e definitiva do que rápida e fugaz. Ou seja, é melhor uma alteração que demora a ser totalmente implementada, mas que elimina um processo desnecessário, do que a instalação de um software de ponta que é ignorado por aqueles que deveriam utilizá-lo.

Essa metodologia possui 3 pilares: proporcionar aos funcionários estabilidade emocional e financeira, clima organizacional agradável e ambiente de trabalho funcional. Para isso, ela tem nove princípios. Veja:

1. Aprender na prática

De acordo com o método Kaizen, aprender fazendo deveria ser obrigatório em todas as organizações! Por isso, tenha sempre por perto todos aqueles que estarão envolvidos na aplicação do método e não esqueça: o foco é a melhoria contínua. Pode ser que algo não saia de acordo com o esperado em um primeiro momento. Mas aprender fazendo é a melhor forma de entender a importância do trabalho. Portanto, dê liberdade à equipe!

2. Eliminar todo e qualquer desperdício

Um dos mais conhecidos casos de boa aplicação da melhoria contínua é o da montadora Toyota. A empresa recorreu à filosofia no final da década de 50 para reduzir o desperdício de peças, envolver os funcionários na organização e aumentar a produtividade. Não precisamos nem dizer que deu certo, não é mesmo?

Mas nem só aos desperdícios materiais o método se refere. Eliminar desperdícios também diz respeito a tornar a comunicação mais ágil, eliminar processos que “truncam” a fluidez e tudo aquilo que pode agilizar a realização do trabalho.

3. A produtividade deve ser barata

O método nos diz que o aumento na produtividade não pode ter um alto impacto financeiro na organização. Ou seja, produzir mais deve ser resultado da melhoria dia após dia.

4. Toda a organização deve estar envolvida

E quando falamos em toda a organização, falamos TO-DA mesmo!

Nada de restringir informações a um pequeno grupo ou somente àquele que você acredita que deve ter o método aplicado. Como a organização é um organismo no qual um setor depende do outro, nada mais justo que todos estejam por dentro de tudo.

5. Todos devem trabalhar para a melhoria do todo

A metodologia nos diz que o coletivo deve prevalecer sobre o individual. Responsabilidade e satisfação são valores coletivos e o grupo deve ser orientado a direcionar seus esforços em busca de um objetivo comum.

6. Atenção onde o valor é criado

O “valor” é bastante subjetivo, uma vez que depende muito do segmento que seu negócio atua. Em uma fábrica, por exemplo, o valor é criado na linha de produção. Já em uma empresa, o método Kaizen pode ser aplicado para a melhoria do clima organizacional, uma vez que funcionários satisfeitos geram muito mais valor para a empresa.

7. Comunicação transparente

Muito mais que apenas “comunicar” de forma linear no sentido “chefia-empregado” é importante dar voz às pessoas. Como são elas que estão à frente dos processos diariamente, convoque reuniões de brainstorm e ouça todos. Envolva o time na formulação de ideias e na criação de soluções, ao invés de apenas comunicá-los a respeito das decisões.

8. O objetivo é sempre a melhoria dos processos

Lembra que falamos lá no começo deste texto que o Kaizen não é um projeto com começo, meio e fim estipulados? Os processos devem estar sempre passando por melhoramentos contínuos. Isso promove a redução de gastos, aumento da produtividade e engloba um novo jeito de pensar na empresa.

9. Prioridade na melhoria das pessoas

O método Kaizen nos diz que nada é mais importante para uma organização que as pessoas. Por isso, o desenvolvimento de cada membro do time também é um dos princípios a serem observados. Cada um deve ter consciência do seu avanço e do seu melhoramento, para isso, o direcionamento individual deve ser constante, a fim de que cada um saiba para onde direcionar seus esforços.

O método Kaizen também pode sair do seu local de trabalho e virar uma poderosa ferramenta de aprimoramento pessoal: o princípio é o mesmo, melhorar de forma consistente e contínua.