Se você atua ou já atuou em ambientes corporativos, é provável que tenha ouvido falar na metodologia 5S. A aplicação da técnica em empresas e organizações costuma ser comum por um motivo muito delicado: garantir a qualidade da operação. Não é por acaso que sua origem é japonesa, já que a ideia central é simplificar processos.

A melhoria contínua vai além do core business. A implementação do 5S também procura estabelecer uma mudança de comportamento nas pessoas. Quer entender como tudo isso é possível? Este post vai explicar o que é a metodologia 5S, o significado de cada senso e algumas dicas para aplicá-la na sua empresa.

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O que é a metodologia 5S

Após o fim da Segunda Guerra Mundial, em 1945, o Japão estava devastado. A reconstrução do país exigiria um grande esforço de tempo e recursos, que não poderiam ser desperdiçados. Decididos não apenas a se reerguerem, mas também a se tornarem uma potência mundial, os japoneses se organizaram em torno de uma mesma causa.

Foi o que levou o Japão a ser o que é hoje. Inspirado nessa volta por cima, nos anos 90 o universo corporativo adaptou a metodologia às empresas, que na época passavam por uma processo de busca pela qualidade total. A partir de então, surgiram 5 sensos: utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina. Conheça cada um deles!

Seiri: senso de utilização

O primeiro S trata do senso de utilização. Ele costuma ser o primeiro que vem à mente quando os colaboradores precisam desenvolver a metodologia 5S no seu ambiente de trabalho. Isso porque ele interfere na relação das pessoas com os objetos necessários para a realização das suas atividades. Logo, sempre acaba causando certa polêmica.

O senso de utilização indica que você deve manter à disposição somente recursos estritamente fundamentais. O objetivo é otimizar o uso do espaço físico para que utensílios de escritório, equipamentos e documentos sem função direta sejam realocados ou mesmo descartados. É por isso que a adaptação pode ser difícil.

Seiton: senso de organização

O segundo S trata do senso de organização e está diretamente ligado ao senso de utilização. Ainda que não exista uma ordem absoluta de aplicação da metodologia 5S, a ideia é, após estabelecer os recursos essenciais para a realização da atividade, mantê-los devidamente organizados para que estejam sempre à mão.

Para isso, é preciso determinar tanto a quantidade quanto a localização de cada material. A vantagem desse processo é que ele não influencia só no espaço de trabalho propriamente dito. Ao estabelecer a quantidade de recursos ideal para a realização das tarefas, sua empresa consegue mensurar melhor a compra de itens para o estoque, por exemplo.

Seiso: senso de limpeza

O terceiro S trata do senso de limpeza. Ainda que nas organizações atuais essa responsabilidade seja delegada a funcionários específicos ou empresas terceirizadas, existem algumas premissas universais que preveem um ambiente de trabalho limpo. Isso começa pela consciência de gerar menos lixo antes mesmo de descartá-lo adequadamente.

A aplicação dos outros sensos interfere diretamente nesse sistema de prevenção. Com os ambientes estruturados e organizados, você facilita tanto a limpeza pontual quanto a mais pesada. Uma das formas que as empresas colaboram para um descarte inteligente é o fornecimento de cestos para separação de lixo para reciclagem.

Seiketsu: senso de padronização

O quarto S trata do senso de padronização e está ligado ao estabelecimento de regras para os processos. Aqui, a proposta é criar diretrizes que estipulem padrões operacionais para a realização de atividades e a determinação da responsabilidades de um profissional, um processo ou um setor inteiro. Lembra do que falamos sobre garantia de qualidade? Pois é.

Não se trata de usar procedimentos que engessem as tarefas. A padronização é o senso em que a melhoria contínua fica mais evidente. Em processos repetitivos, se padrões já estiverem estabelecidos, você não necessariamente terá que começá-los do zero. Mais do que isso: cada vez que executá-los, você pode identificar maneiras de otimizá-los.

Shitsuke: senso de disciplina

Para fechar todo o ciclo, o último senso trata da disciplina. É ele que vai garantir que os demais sensos sejam devidamente cumpridos. Isso envolve fazer com que a metodologia 5S torne-se parte da cultura organizacional de forma natural. Portanto, é importante que haja o engajamento individual e coletivo para que os comportamentos virem hábito.

É lógico que não devemos negar o desafio de estruturar e manter um projeto desse porte. Por isso, o senso de disciplina procura se certificar de que as pessoas se comprometam a praticá-la e de que as atitudes propostas sejam devidamente respeitadas. Para tanto, a adoção de um programa com responsáveis diretos é o mais indicado.

Aplicando a metodologia no local de trabalho

Uma boa analogia para a aplicação da metodologia 5S é uma peculiaridade do dia a dia de Steve Jobs, criador da Apple. Seu guarda-roupas era composto por peças limitadas e padronizadas — notadamente pretas e de fácil manuseio. A justificativa dele era que, a cada manhã, não seria necessário gastar tempo escolhendo o que vestir.

No caso das empresas, a aplicação do 5S pode ser feita das seguintes formas:

• Senso de utilização (seiri): mantenha um item de cada na sua estação de trabalho (isso também vale para algum enfeite que possa trazer aquele charme ao ambiente).
• Senso de organização (seiton): uma ótima dica para nunca perder nada de vista é etiquetar tanto os objetos quanto seu local de destino, criando um layout.
• Senso de limpeza (seiso): sempre que usar algum espaço em comum, como a cozinha ou o banheiro, deixe-o limpo do jeito que encontrou.
• Senso de padronização (seiketsu): crie documentos que estabeleçam um passo a passo para o processo de contratação de funcionários e fornecedores.
• Senso de disciplina (shitsuke): como auditorias frequentes podem não ser suficientes, determine períodos diários para praticar os sensos.

O que você tem a ganhar com tudo isso? Com os sensos de utilização, você tem mais agilidade para encontrar o que precisa. Com a organização, há muito mais produtividade. Um ambiente limpo gera menos estresse. Com a padronização, há minimização de erros. Enfim, o senso de disciplina faz com que tudo isso se torne parte da cultura da empresa.

Caso você queira ir além da metodologia 5S, conheça alguns métodos incríveis para alavancar a sua produtividade no trabalho!