O que é OKR para agências digitais – Definição e conceito

O conceito original veio da Intel, desenvolvido por Andy Grove e difundido por John Doerr que implementou a metodologia OKR no Google em 1999. Várias outras empresas como: Twitter, Airbnb, LinkedIn e Spotify, implementaram essa metodologia também.

Mas, o OKR não é só usado no universo digital, foi difundido, provando grandes transformações, e quebras de paradigmas das doutrinas tradicionais de gestão.

OKR vem da sigla: Objectives and Key Results, em português: Objetivos e Resultados Chaves.

Esse tipo de metodologia, nada mais é que uma evolução daquilo que diversos grandes profissionais aplicaram muito antes do conceito nascer com o nome OKR. No início do século XX, por exemplo, Henry Ford pregava muito sobre a importância no ambiente profissional, em saber exatamente o que você quer que as pessoas façam e depois ver se elas o fizeram da melhor maneira e da mais barata.

Meio século depois, Peter Drucker, em 1954, escreveu o livro A Prática da Administração de Empresas (Administração por Objetivos e Autocontrole – APO).

Após isso, Andy Grove criou um protocolo colaborativo de definição de metas da empresa, equipes e individual. Uma metodologia de gestão que ajuda a garantir que a empresa concentre esforços nas mesmas questões importantes em toda a organização.

Em resumo:

• Objetivo: é o que deve ser alcançado (direção).
• Resultados Chaves: São como chegamos ao objetivo (mensurável).

Estrutura e componentes do OKR para agências digitais

A fórmula do OKR é simples:

Eu vou (que é o objetivo – direção – onde você quer chegar) medida por KR (como chegar).

Exemplo de estrutura de OKR para agências digitais:

Tenha em mente que muito antes do desejo por resultados e de traçar metas, é preciso ter claro quais são seus objetivos, e o OKR vem com o intuito de organizar essa jornada.

Objetivos:

São nossos desejos – Onde queremos chegar – Nosso foco principal enquanto marca. Devem ser curtos, inspiradores, envolventes, motivadores e desafiadores.

Perguntas que você pode fazer para formular os objetivos de uma OKR para agências digitais:

1 – Como podemos nos descrever no final do período que estamos planejando?

2 – Que atributos ou características gostaríamos de ter nesse futuro?

3 – Quais são as nossas prioridades para o próximo período?

4 – Em que devemos concentrar nossos esforços?

Objetivos não tem números, porque objetivos diferem de metas.

Dicas para bons objetivos:

• Devem ser simples, curtos e fáceis de memorizar.
• Não precisam se chatos. Eles podem se encaixar na cultura organizacional e ser informais e divertidos.

Como definir bons objetivos:

1 – Faça um “toró” de ideias, o famoso brainstorm. Pense no estado desejado e no futuro para um período de 3, 6 ou 12 meses. Anote tudo!

2 – Estabeleça a quantidade e objetivos.

3 – Vote nos melhores e os que de fato farão a diferença no sucesso.

Resultados Chaves:

Servem para medir o quanto o objetivo está sendo atingido ou não. Devem ser bastante determinantes, específicos e transparentes, definindo quantitativamente o atingimento de uma meta neste período. Relacionado com as técnicas de SMART:

S – Specific (Específico).

M – Measurable (Mensurável).

A – Attainable (Atingível).

R – Relevant (Relevante).

T – Time based (Temporal).

“Se não tem um número, não é uma Chave de Resultado”

Dicas para bons Resultados Chaves:

Separe as métricas das tarefas e defina poucos deles, de 2 a 5 por objetivo.

Como definir bons Resultados Chaves:

Selecione o primeiro objetivo a ser trabalhado e defina quantos resultados chave serão avaliados para cada objetivo. Lembrando que os KRs devem ser quantitativos e ter o horizonte de tempo do fim do ciclo de acompanhamento.

Depois de definir os Resultados Chaves, aí sim você passa para o Plano de Ação. É ele que dará a tangibilidade do OKR para agências digitais no dia a dia da operação. É ele que define o passo a passo das atividades que devem ser executadas para que os resultados chaves e os objetivos sejam alcançados.

Separe os resultados chaves do plano de ação a fim de identificar com clareza o quanto se deseja alcançar ao invés de como.

Lembre-se sempre que menos é mais. Seus objetivos e seu plano de ação devem ser claros e simples. A Planilha 5W2H pode auxiliar você nesse processo:

Exemplos de objetivos de OKR para agências digitais:

Objetivo 1: conquistar a champions league do marketing digital

• KR 1: aumentar 25% o nosso faturamento até o fim de março e 100% até o fim de 2022;
• KR 2: conquistar 1 cliente com renome internacional que servirá como âncora para atração de novos clientes;
• KR 3: formar 5 parcerias de co-marketing bem-sucedidas;
• KR 4: alcançar 10 mil inscritos com uma newsletter eficiente;
• KR 5: alcançar o nível black belt no programa de parceiros da Clint.

Objetivo 2: casa de ferreiro espeto de pau é o c4r4lh0

• KR 1: dobrar o número de leads gerados por mês;
• KR 2: enviar 3 vezes mais leads qualificados para o comercial;
• KR 3: subir o número de inscritos do nosso Instagram para 10k;
• KR 4: lançar 1 vídeo no Youtube por semana.

Objetivo 3: parar de arrumar desculpas para não focar em vendas

• KR 1: contratar 1 SDR para prospecção e qualificação de potenciais clientes;
• KR 2: realizar 30 reuniões por por mês com foco em vendas;
• KR 3: apresentar 20 propostas comerciais por mês;
• KR 4: conquistar 1 novo cliente por mês com ticket superior a R$5.000,00/mês;
• KR 5: aumentar as receitas em 25% com upsell e subprodutos.

Objetivo 4: fazer nossos clientes virarem fãs do nosso trabalho

• KR 1: alcançar NPS de 75 ou superior (Zona de Excelência);
• KR 2: reduzir a saída de clientes para menos de 10% no trimestre;
• KR 3: realizar ao menos 1 reunião semanal por cliente para acompanhamento operacional das ações e 1 reunião mensal com foco em análise de resultados;
• KR 4: receber ao menos 2 novas indicações por mês de novos clientes através dos clientes da base.

Objetivo 5: despertar o mindset de atleta em todo nosso time e em quem está próximo da gente

• KR 1: realizar 90% dos check-ins diários agendados com foco em alinhar prioridades do dia;
• KR 2: realizar 100% dos check-ins semanais com foco em revisar avanço dos OKRs;
• KR 3: realizar 1 encontro no fim do trimestre fora da empresa com foco em revisar o ciclo e planejar os OKRs do próximo trimestre;
• KR 4: toda equipe precisa fazer ao menos 2 treinos por semana;
• KR 5: realizar 1 rolê por mês com a galera com atividades em grupo que fortaleçam o relacionamento e que esteja ligado a uma boa alimentação e/ou exercícios físicos.

Superpoderes do OKR para agências digitais

1 – Foco e comprometimento com as prioridades

A organização de alto desempenho se concentra no trabalho que importa e são igualmente esclarecidos sobre o que não importa. Obrigam você a fazer escolhas difíceis. Ao dissipar a confusão, os OKRs para agências digitais proporcionam o foco necessário!

2 – Alinhamento e conexão com o trabalho em equipe

Os objetivos se tornam compartilhados e claros. Vincula todos os objetivos de todos os departamentos e eles se alinham com o objetivo principal da empresa. Conecta cada membro e colaborador com o objetivo único.

3 – Rastreamento de responsabilidades

Os OKRs são conduzidos por dados que são ativados por check-ins periódicos. A responsabilidade desse acompanhamento e dessa checagem traz a visão de que se um dos resultados chaves está em perigo, dispara-se ações para recuperá-lo.

4 – Buscar o surpreendente

Os OKRs nos motivam a fazer mais do que pensávamos ser possível. Ao testar nossos limites e garantir a liberdade de fracassar eles libertam nossas capacidades mais criativas e ambiciosas.

Indicadores de desenvolvimento do OKR para agências digitais

São indicadores que você elege como fundamentais para avaliar qualquer processo de sua gestão. Também são os indicadores que você, como gestor, vai definir para acompanhar a evolução das operações.

Assim, você evita se perder em meio a uma quantidade absurda de relatórios e dados que não levam a lugar algum. É por meio desses indicadores que você manterá o foco para ir atrás das metas.

Eles podem ser, dependendo do seu OKR para agências digitais:

Indicadores de produtividade:

Relacionam-se à produtividade de cada colaborador, por hora homem trabalhada, ou seja, correspondem ao uso dos recursos da empresa a partir da avaliação das entregas.

Indicadores de qualidade:

Estes ajudam a compreender qualquer desvio ou não-conformidade ocorrida durante um processo produtivo. Devem estar sempre juntos aos KPIs de produtividade.

Indicadores de capacidade:

KPIs (Key Performance Indicators) que mensuram a capacidade de resposta de um processo.

Indicadores estratégicos:

São os KPIs que servem de bússola. Com eles, os gestores descobrem onde está a empresa em relação aos objetivos que foram estabelecidos anteriormente. Indicam o caminho e fornecem um comparativo de como está o cenário atual da empresa em detrimento ao que deveria ser.

Indicadores BASE (que são comparados mês a mês e mesmo período no trimestre e/ou ano anterior)

• Faturamento
• Custo total da operação
• Custo hora/homem por cliente
• CAC (Custo de Aquisição de Cliente)
• Lucro líquido
• Número de clientes ativos
• Valor de recorrência (em uma linha do tempo)

Muitas agências ainda não trabalham com esses indicadores BASE, o que é bastante preocupante. Pois, não adianta ter metas, sem acompanhar os indicadores.

Case de OKR para agências digitais

Abaixo um case real de OKR para agências digitais apresentado durante a Semana de Marketing e Vendas para Agências.

Os 3 desafios eram:

Falta de processos e playbook de vendas, falta de padronização e insatisfação dos clientes.

Dentro da falta de processo de vendas, existiam 4 sub-desafios: não haviam aportes constantes, nem a visibilidade dos números, o lucro era baixo e não existia a clareza das metas.

Dentro da falta de padronização, existiam 3 sub-desafios: baixa qualidade das entregas, falta de tempo e baixa de vendas.

Dentro da insatisfação dos clientes, existiam também 3 sub-desafios: falta de alinhamento de expectativas, problemas para visualizar os resultados e falta de indicações.

Descobrimos todos os desafios e traçamos todas as soluções por meio de brainstorm.

Os primeiros passos foram:

1 - Onde queremos chegar nos próximos meses. (Direção).

2 - Quais os passos mais importantes para chegarmos lá. (Foco).

Definimos que:

O Comercial – Precisava aumentar o ticket médio e o faturamento, além de estruturar uma prospecção efetiva de vendas que garantisse a entrada e a reciclagem constante de clientes na agência.

O Financeiro – Precisava entender os custos, para aumentar a lucratividade.

O Operacional – Precisava diminuir o tempo de entrega e aumentar a satisfação dos clientes.

OKRs a serem trabalhados:

• Aumentar a receita líquida em mais de 50%;
• Aumentar a margem de lucro em mais de 60%;
• Aumentar a satisfação dos clientes em 80% de resultado NPS;
• Aumentar a performance, padronizando a produção e estruturando a prospecção.

Definindo os desafios e trabalhando as OKRs, os resultados conquistados em 7 meses foram:

• Eliminar alguns gargalos, como: validação de contrato, automação de formulários, propostas padrão, boleto e régua de cobrança automática;
• Conquistar 12 novos clientes;
• Aumentar em 39% o aumento na margem líquida;
• Aumentar em 205% o aumento de faturamento.

Foi uma união de foco extraordinário, visão, transparência na análise SWOT, buscar conhecimento, planejar, e lógico, colocar a mão na massa!

Esse exemplo, deixa claro que quem quer consegue. Para isso, basta planejar de forma profissional e seguir uma rotina orientada a resultados.