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5 maiores desafios no atendimento ao cliente e estratégias para superá-los

Equipe Clint

Enfrente os principais desafios no atendimento ao cliente com estas soluções práticas e aumente a satisfação dos seus clientes agora mesmo.

Atender bem os clientes é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam desafios significativos ao tentar oferecer um atendimento de qualidade.

Neste artigo, vamos explorar, de forma prática, o que é atendimento ao cliente, suas vantagens, como deve ser feito e os principais canais de atendimento.

Em seguida, vamos detalhar os 5 maiores desafios no atendimento ao cliente e como superá-los, além de discutir erros comuns que devem ser evitados e os passos para melhorar o atendimento. Boa leitura!

O que é atendimento ao cliente?

Atendimento ao cliente é o suporte que uma empresa oferece aos seus clientes antes, durante e após a compra de produtos ou serviços.

Importante frisar isso, pois muitas empresas praticamente “somem” depois que o cliente compra. Isso é prejudicial para ambos os lados. Nenhum negócio sobrevive assim. E quando estamos falando de um software, esse atendimento é ainda mais importante.

Além desses pontos, o atendimento ao cliente também abrange todas as integrações que ajudam a resolver dúvidas, solucionar problemas e garantir a satisfação do cliente. 

Um bom atendimento ao cliente é essencial para construir relacionamentos sólidos e duradouros, e é a chave para aumentar o Lifetime Value dele com a sua empresa.

Quais as vantagens de oferecer um bom atendimento ao cliente?

vantagens atendimento ao cliente

Oferecer um bom atendimento ao cliente traz inúmeras vantagens para qualquer negócio. Confira as principais:

Aumento da Satisfação do Cliente

Quando os clientes recebem um atendimento rápido e eficiente, eles ficam mais satisfeitos com a experiência geral. Isso não só melhora a percepção da sua marca, mas também aumenta a probabilidade deles continuarem comprando de você.

Conquista de clientes fiéis

Clientes satisfeitos são mais propensos a se tornarem fiéis à sua marca. Eles voltarão para novas compras e escolherão seus produtos ou serviços em vez dos seus concorrentes. 

Além disso, a fidelização reduz os custos de aquisição de novos clientes e aumenta o LTV.

NPS atendimento ao cliente

Melhora na reputação da marca

Um atendimento ao cliente excelente pode transformar clientes em defensores da marca. A chance deles compartilharem experiências positivas com amigos e familiares, além de deixarem avaliações positivas, é muito maior.

Isso melhora a reputação da sua marca e atrai novos clientes.

Redução na Taxa de Churn

Um bom atendimento ao cliente ajuda a resolver problemas e preocupações rapidamente, reduzindo a probabilidade dos clientes abandonarem sua marca em favor de concorrentes. 

Isso contribui para uma base de clientes mais estável e engajada.

Aumento das Vendas

Clientes satisfeitos tendem a gastar mais e com mais frequência. Além disso, um bom atendimento ao cliente pode transformar experiências negativas em oportunidades de venda, mostrando aos clientes que sua empresa está comprometida com sua satisfação.

Diferenciação da concorrência

Em mercados competitivos, o atendimento ao cliente pode ser um diferencial significativo. Empresas que oferecem um atendimento excepcional se destacam da concorrência e atraem clientes que valorizam um serviço de qualidade.

Investir em um bom atendimento ao cliente é uma estratégia poderosa que beneficia tanto a empresa quanto os consumidores, criando um ambiente mais positivo e produtivo.

satisfação dos clientes

Como deve ser o atendimento ao cliente?

O atendimento deve ser rápido, eficiente e personalizado. É importante ouvir ativamente os clientes, mostrar empatia e fornecer soluções adequadas de forma gentil e profissional.

Lembre-se que os consumidores buscam soluções e respostas cada vez mais rápidas. Por isso, atendê-los rapidamente e de forma assertiva, é a base de um atendimento excelente.

Além disso, ter uma comunicação clara e objetiva é essencial. E para isso, você também precisa ter um time alinhado e que saiba exatamente como fazer um excelente atendimento.

Quais os principais canais de atendimento ao cliente?

canais atendimento ao cliente

Antes de falarmos sobre os canais, queremos salientar que, independente de qual você utilizar, é importante entender que os canais precisam ser fáceis para o seu público encontrá-los, e um dos mais usuais para eles.

Se o seu público não usa Telegram, você concorda que, estabelecer essa canal como o principal, irá causar uma certa frustração nos clientes?

Então, em relação a canais, você pode utilizar: e-mail, WhatsApp, Direct do Instagram e FAQs.

Lembrando que cada canal tem suas vantagens. Antes de querer implementar todos eles, é importante que você tenha equipe qualificada o suficiente para dar conta de todos eles, com excelência.

Dito isso, vamos aos 5 principais desafios no atendimento ao cliente que provavelmente você enfrenta.

Conheça os 5 principais desafios no atendimento ao cliente

Oferecer um atendimento de alta qualidade pode ser desafiador devido a vários fatores. Aqui estão cinco dos principais desafios enfrentados pela maior parte das empresas.

1. Tempo de resposta lento

Como mencionado anteriormente, os clientes esperam respostas rápidas às suas perguntas e problemas.

A demora em responder pode levar à insatisfação e até mesmo à perda de clientes. Ainda mais quando isso se torna uma prática recorrente na sua empresa. 

Geralmente isso acontece por conta da falta de padronização na comunicação e ferramentas ineficientes, que não favorecem a agilidade da equipe.

2. Inconsistência nas respostas

Quando diferentes atendentes fornecem respostas inconsistentes aos clientes, isso pode causar confusão e frustração.

A falta de padrão nas informações fornecidas pode causar certa desconfiança nos clientes.

Padronizar as respostas e garantir que todos os funcionários estejam bem informações e treinados são passos essenciais para evitar esse problema.

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3. Falta de personalização do atendimento

Os clientes valorizar o atendimento personalizado, que considera suas necessidades e preferências individuais.

Porém, muitas empresas ainda tratam os clientes de maneira genérica. Por isso, saber as preferências dos clientes, em que momento da jornada eles estão, quais produtos já compraram de você, se estão engajados ou não, é essencial. 

Assim você vai conseguir estabelecer ações mais assertivas para esses clientes. Além disso, ter todas as informações organizadas facilita muito a sua equipe de atendimento.

4. Integração de Canais 

A falta de integração pode levar a falhas na comunicação e lentidão. Adotar uma abordagem omnichannel, onde os principais canas são integrados e gerenciados de forma coesa, é essencial para proporcionar uma experiência consistente e rápida aos clientes.

É por isso que a Clint investe tanto nisso, e possui integrações com as principais ferramentas do mercado digital:

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5. Gestão de reclamações

Lidar com reclamações de maneira eficaz é fundamental para manter a satisfação dos clientes. 

Porém, muitas empresas falham em abordar as reclamações de forma adequada, o que pode resultar em perda de clientes e danos à reputação da sua marca.

Por isso, ter um passo a passo de como agir nesses momentos, é essencial para transformar uma experiência negativa em positiva.

Superar esses desafios no atendimento ao cliente é fundamental para qualquer empresa que deseja construir e manter um relacionamento forte e duradouro com seus clientes. 

Os principais erros no atendimento que você não pode cometer

Existem erros comuns que podem comprometer a experiência do cliente e prejudicar a reputação da sua empresa. Aqui estão os principais erros que você deve evitar:

1. Ignorar feedback do Cliente

O feedback dos clientes é uma fonte valiosa de insights para melhorar seus produtos e serviços. 

Ignorar esse feedback não só perde oportunidades de melhoria, mas também faz os clientes se sentirem desvalorizados.

É essencial ouvir os clientes e agir conforme as sugestões e críticas recebidas, se fizer sentido.

2. Prometer e não cumprir

Fazer promessas que não podem ser cumpridas é um dos erros mais prejudiciais no atendimento ao cliente. 

Se você promete resolver um problema ou entregar um serviço dentro de um prazo específico, certifique-se de cumprir. 

Não cumprir promessas destrói a confiança e a credibilidade da sua empresa.

3. Ser impessoal

Atendimento robotizado e impessoal afasta os clientes. As pessoas valorizam interações humanas autênticas, e sentir que estão falando com um robô pode ser frustrante.

Por isso, personalize suas interações, use o nome do cliente e mostre empatia para criar uma conexão mais forte.

4. Não resolver os problemas

Deixar problemas sem solução é um erro crítico. Quando dos clientes entram em contato, eles esperam que seus problemas sejam resolvidos. 

Falhar em solucionar problemas não só leva à insatisfação, mas também pode resultar na perda do cliente.

5. Falta de comunicação 

A falta de comunicação ou a demora em responder às solicitações dos clientes pode causar frustração e insatisfação. 

É importante manter uma comunicação aberta e responder prontamente às perguntas e preocupações dos clientes.

6. Comunicação confusa

Mensagens confusas ou mal formuladas podem levar a mal-entendidos e frustrações. 

Certifique-se de que sua comunicação seja clara, concisa e fácil de entender. Evite jargões técnicos e forneça informações precisas.

Evitar esses erros no atendimento ao cliente é essencial para garantir uma experiência positiva, aumentar a satisfação do cliente e construir uma relação de confiança e lealdade.

pare de perder vendas - melhore o atendimento ao cliente

Como melhorar o atendimento ao cliente em 7 passos

Agora que você já entendeu tudo o que envolve um bom atendimento ao cliente, vamos abordar como você melhorar esse atendimento em 7 passos rápidos e práticos.

1. Treine sua equipe

Ofereça treinamento contínuo e acesso rápido a informações essenciais. Uma equipe bem treinada está mais preparada para lidar com diversas situações e oferecer um atendimento de qualidade.

2. Utilize uma tecnologia

Integre suas plataformas de atendimento com tecnologias como WhatsApp e Instagram Direct. Isso facilita a comunicação e permite um atendimento mais ágil e eficiente.

atendimento ao cliente

3. Personalize o atendimento

Utilize um CRM para acessar o histórico dos clientes com a sua marca. Isso permite oferecer um atendimento mais personalizado, adaptando-se às necessidades e preferências de cada cliente.

pare de perder vendas - melhore o atendimento ao cliente

4. Tenha processos de onboarding claros

Desenvolva processos claros para o registro e resolução de queixas. Um onboarding bem estruturado garante que os clientes entendam como obter ajuda e resolver problemas rapidamente.

Além disso, evita que eles se sintam perdidos logo após entrarem no seu funil.

5. Monitore e avalie

Monitore constantemente o desempenho da sua equipe de atendimento e avalie os resultados. Use métricas e indicadores para identificar áreas de melhoria e tomar decisões informadas.

6. Solicite Feedbacks

Peça feedback regularmente aos seus clientes para entender suas experiências e identificar pontos de melhoria. O feedback dos clientes é uma ferramenta valiosa para aprimorar o atendimento.

7. Seja proativo

Antecipe problemas e necessidades dos clientes antes que eles os mencionem. A proatividade demonstra comprometimento com a satisfação do cliente e pode prevenir insatisfações antes que se tornem problemas maiores.

Como um CRM vai melhorar o atendimento do seu cliente?

Como falamos anteriores, ter uma ferramenta de ponta, que oferece features para tornar o seu atendimento melhor e mais ágil, é algo que vai mudar profundamente a experiência dos seus clientes.

Além de ter um time alinhado e profissional, contar com um CRM fará com que você conquiste todos os benefícios que listamos ao longo desse artigo.

E agora, vamos te mostrar porque o CRM da Clint é a sua melhor opção quando falamos sobre atendimento ao cliente.

WhatsApp, Instagram e CRM juntos

atendimento ao cliente no whatsapp e instagram

Concentre suas conversas do WhatsApp e Instagram em um único lugar com uma visão simples e intuitiva. 

Muito mais controle, agilidade e segurança para sua equipe comercial e de atendimento, vender mais e melhorar a experiência dos seus clientes.

Múltiplos canais e atendentes

atendimento ao cliente - múltiplos atendentes

Conecte uma conta do Instagram e/ou dispositivo do WhatsApp e coloque vários profissionais para fazer o atendimento. 

Organize o seu time por setores de atendimento e saiba tudo o que está acontecendo com cada equipe. 

Histórico em tempo real de interações

Mais objetividade no seu atendimento. 

Veja no histórico do contato quais interações ele já teve com a sua empresa, troca de atendentes, execução de tarefas e mais.

Respostas prontas

respostas prontas no atendimento ao cliente

Documente as perguntas e respostas frequentes para padronizar o atendimento da sua equipe e veja seus resultados em conversões aumentar. 

Melhore a experiência dos seus clientes através de um recurso poderoso que vai ajudar seu negócio a crescer.

Filtros de conversas

filtro de conversas - atendimento ao cliente

Com poucos cliques você seleciona conversas sem respostas, lidas, não lidas e todos os filtros que você precisa para otimizar sua procura. 

Agilidade e assertividade para você e a sua equipe trabalharem melhor, priorizando e interagindo com os clientes certos.

Integração com checkout do seu produto

atendimento ao cliente - integração com checkout

Todas as informações que você precisa direto da conversa com o seu cliente no WhatsApp e Instagram. 

Ideal para equipes que utilizam esses canais para gerir assinaturas ativas, em atraso e canceladas, pedidos de reembolso, compras expiradas.

Indicadores do seu atendimento e da produtividade do seu time

Tenha acesso a dashboards personalizados, com os dados mais úteis ao seu negócio, como:

  • Número de clientes ativos;
  • Número de clientes em Onboarding;
  • Número de onboarding finalizados;
  • Número de clientes em Ongoing;
  • Número de estornos.

Além da produtividade do time, como:

  • Reuniões realizadas, 
  • Onboarding finalizados,
  • Estornos realizados por cada um.
  • Além dos próprios feedbacks das reuniões e das notas deixadas pelos atendentes

E muito mais!

Sua rotina de atendimento ao cliente sem sair do CRM.

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Conclusão

Melhorar o atendimento ao cliente é um processo contínuo e essencial para o sucesso de qualquer negócio. 

Ao implementar treinamento contínuo, utilizar tecnologia avançada, personalizar o atendimento, estabelecer processos claros, monitorar e avaliar desempenho, solicitar feedbacks e ser proativo, sua empresa pode oferecer uma experiência de atendimento excepcional. 

Esses passos não só aumentam a satisfação e a lealdade dos clientes, mas também fortalecem a reputação da sua marca, impulsionando o crescimento e a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

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